Une semaine d’intégration, des mois de préparation !

Dissection d’un temps-fort incontournable de l’Institut Lyfe, avec l’équipe Campus-Vie étudiante. 

La semaine d’intégration, vous la connaissez tous, mais soupçonnez-vous le travail de titan nécessaire à la produire ?  

Un peu d’histoire 

Tout d’abord, un peu d’histoire : la semaine d’intégration n’a pas toujours existé dans votre école. C’est Dominique Giraudier qui l’a instaurée en 2016, lors de sa première année de mandat, et c’est Yvelise Dentzer (professeure d’Arts et Culture à l’époque) qui a construit le tout premier modèle de cet événement hors-norme ! Il faut dire que l’équipe « vie de Campus » n’existait pas encore. 

C’est en janvier 2017 que le service dédié à la vie étudiante est né, et, tout naturellement, c’est pour la rentrée de septembre de cette même année, que les temps-forts que vous connaissez sont apparus : Grand Accueil, soirée blanche, grand banquet, rallye dans Lyon, essayages, rencontres pédagogiques, photos de promo et défilé !! Composée alors de Raphaëlle Asselineau, Domitille Mayet et Amalia Fraioli, l’équipe s’est rapidement étoffée.  

En septembre 2019, c’est grâce à Myriam Marescot, qui a rejoint l’équipe en 2018, qu’a vu le jour le tout premier séminaire dédié aux étudiants internationaux, le bien nommé « Easy France Toolbox* » (la boîte à outil qui simplifie la France), qui vise à fluidifier l’arrivée en France des étudiants internationaux. Trois jours et une dizaine d’ateliers spécifiques complètent donc le planning initial, durant la semaine qui précède l’intégration générale. 

La digitalisation de nos outils et la création d’un mini-site dédié, en 2020, « my feel good days » fut une révolution indispensable à son organisation. En effet, avec l’ouverture de nouveaux Bachelors, des tracks en anglais et en français, la nature de locataire du Clipper ou non, c’est 32 plannings différents qui cohabitent ! Dans une logique de personnalisation des plannings, le lancement de l’outil a permis d’assurer que le bon étudiant reçoive le bon planning, au bon moment, sans confusion, grâce à une connexion personnalisée. 

2023 : Lancement du WOW (Webinar of Welcome) pour les internationaux, session d’information distancielle accessible en replay pour ceux qui n’ont pas pu participer.
Cette année, c’est Myriam Marescot, Domitille Mayet, Manon Bobillon (qui remplace Amalia Fraioli pendant son congé parental) et Clara Challier en qualité de cheffe de projet, qui organisent ce magnifique événement. Comme vous l’avez compris précédemment, Raphaëlle Asselineau quittant bientôt l’Institut, se met en retrait pour laisser chacune prendre ses marques pour une future organisation sans elle.  

Au fil des années, de nouvelles activités sont apparues, ont été améliorées, certaines abandonnées, corrigées, et le modèle actuel semble être plébiscité, on ne change donc pas une recette qui fait ses preuves ! 

Une collaboration au cordeau 

Chaque année, c’est une mécanique d’horlogerie qui se met en place, et tous les services de l’Institut sont mobilisés, chacun à son niveau, pour délivrer les prestations que vous connaissez.  

Au centre, il y a l’équipe Vie de Campus, qui coordonne l’ensemble de l’événement, en faisant appel à toutes les compétences internes nécessaires : Arts de la table et Arts culinaires pour tous les moments de restauration, qu’il s’agisse de la confection des paniers repas, de la soirée blanche ou du grand banquet. L’équipe Technique, pour les ouvertures-fermetures, les mises sous alarme des bâtiments, les prévisions de consommations électriques durant les divers temps forts, ou pour le prêt du camion. L’équipe Achats réceptionne toutes les livraisons spéciales. Les équipes Pédagogiques participent activement à tous les temps forts et indiquent les temps spéciaux qu’ils comptent partager avec les « petits nouveaux ». Le Clipper est bien évidemment sur le pont, notamment un dimanche pour accueillir les nouveaux locataires. L’équipe comptable s’assure que les factures de nos prestataires sont prises en charge, assurant la pérennité de nos relations. L’équipe Communication valide les supports et fait rayonner ce bel événement sur les réseaux. Le service Relations Entreprises assure le relationnel avec les parrains de promotion et parfois les partenaires spéciaux de l’occasion. Les collègues de l’équipe Admissions transmettent les listes des nouveaux entrants et s’assurent, avec l’équipe Scolarité de la bonne inscription administrative de cette nouvelle promotion.  

Les étudiants aînés, de 2ème et 3ème année, sont également fortement mobilisés pour accueillir leurs jeunes camarades. C’est généralement une centaine d’entre eux qui sont répartis sur diverses missions pour réaliser les différents temps forts de l’événement : qui participe aux préparations culinaires, qui est en charge des visites du campus, qui s’occupe des olympiades, qui sera « ambianceur de défilé » ^^ ! C’est l’ADN même de l’Institut ! D’ailleurs, si les plus grands participent à l’accueil des plus jeunes, lors de la Remise des Diplômes, ce sont les plus jeunes qui participent au départ des plus anciens, bouclant ainsi la boucle d’un passage inoubliable à l’Institut ! 

En externe, ce sont plus de trente prestataires qui sont fédérés sur l’événement : Elior, bien sûr pour les préparations des espaces et leurs nettoyages quotidiens, les agents de sécurité, les agences spécialisées qui délivrent leurs ateliers, les fournisseurs d’uniformes et d’objets remis aux étudiants, les espaces loués ou prêtés, l’agence qui développe le site « Feel Good days », sans oublier la vingtaine d’alumni mobilisés pour le rallye Lyon, les banques partenaires, TCL, l’emlyon et la Ville d’Ecully, partenaires historiques... ! 

Notons la présence et le partenariat exceptionnel avec la CLCV (Consommation Logement Cadre de Vie), association de défense des consommateurs, spécialisé dans le logement, qui permet à nos étudiants de recourir à des juristes en cas de litige locatif. 

Les objectifs de l’intégration 

Et tout ça pour quoi, me direz-vous : pour divertir nos petits nouveaux ?  

Oui, la vocation de cet événement est d’offrir un joli moment de convivialité, mais pas seulement. Derrière ces moments festifs, il y a 4 objectifs plus sérieux :  

• Intégration sociale : rencontrer sa promotion et les équipes de l’Institut ; 
• Intégration administrative : assurer la complétion des étapes administratives indispensables qu’elles soient des obligations légales ou des requis de l’Institut ; 
• Intégration géographique : connaitre et maîtriser son nouvel environnement : le campus, Ecully, Lyon, la France 
• Intégration pédagogique : recevoir ses outils de travail : uniformes, mallettes, connaître les règles de base et identifier les équipes, afin de démarrer sereinement son cursus au sein de l’Institut Lyfe. 

Enfin, il est bon de rappeler que le processus même d’intégration est mutuel, c’est donc aussi un moment où nous faisons connaissance avec la nouvelle promotion, et nous enrichissons de chaque nouvel arrivant ! 

Temps forts d’une préparation :

• Mai : préparation du planning général, réservation des espaces, contact des prestataires... 
• Juin : passages des commandes dress code, goodies, identification des étudiants supports, transmission aux collègues, préparation des moments de restauration... 
• Juillet : validation des plannings, début des Welcome newsletters, finalisation des détails logistiques... 
• Août : dernière ligne droite : réception des commandes, préparation des kits, du matériel, des présentations (imaginez les lutins avant Noël). 

Après tout ça, vous comprendrez pourquoi dès le mois de mai, l’équipe Vie de Campus est à pied d’œuvre pour concocter un moment inoubliable aux nouvelles promotions !  

N’hésitez pas à nous faire signe si vous souhaitez participer activement à la mise en œuvre de l’intégration, nous avons toujours besoin de bonnes volontés (et de bras !) pour contribuer au rayonnement de l’événement.